Documents de consentement

Un document de consentement est la divulgation de l'article 8 que la personne concernée lit et sous laquelle elle consent. C'est le texte qui rend le consentement éclairé : il dit quels renseignements sont recueillis, à quelles fins, par quels moyens, combien de temps ils sont conservés, comment retirer son consentement, et à qui les renseignements peuvent être communiqués.

Anatomie d'un document

Un document porte un code, un nom, une version, une date d'entrée en vigueur, un statut, et une liste d'éléments : les cellules du catalogue qu'il groupe.

Les champs de la divulgation de l'article 8 sont bilingues (français et anglais) :

  • Fins (fins) : les fins auxquelles les renseignements sont recueillis.
  • Moyens de collecte (article 8 par. 2) : par quels moyens les renseignements sont recueillis.
  • Catégories : les catégories de renseignements personnels visées.
  • Conservation : la durée et les modalités de conservation.
  • Retrait du consentement : comment la personne concernée peut retirer son consentement.
  • Destinataires : à qui les renseignements peuvent être communiqués.
  • Communication hors Québec : la communication de renseignements à l'extérieur du Québec, le cas échéant (ce champ peut être nul lorsqu'il n'y a aucune communication hors Québec).
  • Droits : les droits de la personne concernée.
  • Responsable : le nom et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
  • Décision automatisée : un indicateur et un texte, lorsque la divulgation couvre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Brouillon modifiable, version publiée immuable

Un document a deux états qui comptent. Un brouillon (DRAFT) est modifiable : tant qu'il n'est pas publié, vous en ajustez librement les champs et les éléments. Une version publiée (PUBLISHED) est immuable.

Pour modifier un document publié, on ne le rouvre pas : on crée une nouvelle version, qui clone la version publiée en un nouveau brouillon. On modifie ce brouillon, puis on le publie à son tour. L'ancienne version reste intacte, figée telle qu'elle était pour les personnes qui ont consenti sous elle.

Pourquoi l'immuabilité compte

Un consentement est donné sous une version précise de la divulgation. Si cette version pouvait changer après coup, l'entreprise ne pourrait plus démontrer ce à quoi la personne a réellement consenti. Figer la version publiée est ce qui rend le consentement prouvable après coup.

Publier : changement matériel ou mineur

Au moment de publier, l'entreprise classe le changement comme matériel (MATERIAL) ou mineur (MINOR). La valeur par défaut est matériel.

Un changement matériel ouvre une campagne de re-consentement : les personnes concernées visées sont invitées à consentir de nouveau, sur la nouvelle version.

Le re-consentement n'atteint que les personnes qui se connectent

Une campagne de re-consentement ne peut solliciter une personne concernée qu'au moment où elle se connecte au portail. Il faut le dire clairement : un consentement existant reste valide pour sa portée d'origine tant qu'il n'a pas été re-consenti ou retiré. Publier une nouvelle version ne révoque pas rétroactivement les consentements en vigueur et ne les met pas à niveau tout seul.

Génération assistée d'un brouillon

L'application peut générer un brouillon de divulgation à partir des sources structurées que vous avez déjà saisies :

  • les cellules groupées du catalogue alimentent les fins et les catégories;
  • les règles de conservation alimentent la conservation;
  • la communication hors Québec et la gouvernance alimentent la section communication;
  • le responsable de la protection des renseignements personnels alimente les coordonnées.

La génération est encadrée, ce n'est pas un bouton magique. Elle se bloque d'elle-même lorsque les sources sont incomplètes et vous présente la liste des sources manquantes à combler avant de pouvoir continuer. Les destinataires restent une saisie manuelle. Et surtout, une revue humaine et une revue par un conseiller juridique demeurent obligatoires avant toute publication.

Un gabarit, à réviser avec un conseiller juridique

Le brouillon généré est un gabarit, pas un avis juridique. Il assemble ce que vous avez déclaré; il ne juge pas si votre divulgation satisfait la loi dans votre cas particulier. Faites-le réviser par un conseiller juridique avant de publier. Cette documentation est un guide, elle ne remplace pas un avis juridique.

PDF et ancrage IPFS

Une version publiée peut être téléchargée en PDF du côté entreprise, et elle est épinglée sur IPFS. Son CID (identifiant de contenu) est affiché sur la page de détail du document, accompagné d'un moyen de le copier, d'un lien vers une passerelle, et d'une pastille d'état d'ancrage : ancré (anchored), en attente (pending) ou non épinglé (notPinned).

Le CID est une copie publique vérifiable, jamais une preuve de consentement

Le CID est une copie publique et vérifiable de la divulgation : n'importe qui peut récupérer le document exact que la personne concernée a lu et confirmer qu'il n'a pas changé. Ce n'est jamais une preuve qu'une personne a consenti, et il ne contient aucun renseignement personnel. La preuve du consentement est un artéfact distinct, décrit dans les Notions de base. Le CID prouve ce à quoi on pouvait consentir, pas qui a consenti.

Pour le détail de l'épinglage, du calcul du CID et de l'intégrité du document, voir Intégrité des documents sur IPFS.

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