Le catalogue

Le catalogue est la déclaration, par l'entreprise, de ce qu'elle recueille et des fins auxquelles elle le recueille. C'est un ensemble de cellules, chacune une paire (catégorie, fin) : une catégorie de renseignements personnels (le quoi) croisée avec une fin (le pourquoi). Numéro de téléphone x Facturation est une cellule distincte de Numéro de téléphone x Marketing. Tout le reste s'appuie dessus : un document de consentement groupe des cellules du catalogue, et une demande de consentement porte sur des cellules du catalogue.

Le catalogue est bilingue, et c'est la loi

Chaque cellule porte un libellé de catégorie et de fin en français, qui sont les colonnes principales. L'anglais est fourni en colonnes sœurs facultatives, category_en et purpose_en, présentées à une personne concernée qui consulte en anglais, avec repli sur le français lorsqu'une traduction manque. La description de la cellule est en français seulement; c'est une note interne à l'organisation, elle n'est pas montrée telle quelle à la personne concernée.

Le bilinguisme n'est pas un confort : il est au service de la validité du consentement.

Un consentement que la personne ne peut pas comprendre est sans effet

L'article 8 al. 4 de la Loi 25 exige que la demande de consentement soit présentée « en termes simples et clairs », et l'article 14 exige que le consentement soit « éclairé ». Une personne concernée doit pouvoir comprendre ce à quoi elle consent dans sa propre langue. Si la divulgation présentée à un citoyen anglophone n'existe qu'en français (ou l'inverse), le consentement recueilli peut être tenu pour sans effet. Renseigner les colonnes anglaises n'est donc pas facultatif dès qu'une offre peut atteindre une personne concernée anglophone.

Clés normalisées et déduplication

Chaque cellule porte, à côté de ses libellés d'affichage, une clé de catégorie (category_key) et une clé de fin (purpose_key) normalisées, dérivées du libellé français. La clé est le libellé rogné, dont les espaces internes sont réduits et qui est mis en minuscules. Ces clés servent à deux choses : elles dédupliquent le catalogue (deux cellules ne peuvent pas déclarer la même paire deux fois) et elles sont la charnière stable sur laquelle s'indexent l'approbation et la vérification.

Parce que la clé dérive du français, la jointure ne se re-clé jamais : traduire ou peaufiner le libellé anglais ne déplace pas la cellule, et un consentement accordé sous elle reste rattaché à la même cellule.

Verrouillage : un renommage ne peut jamais rendre un consentement orphelin

Dès qu'une cellule est référencée par un consentement, elle est verrouillée contre le renommage. La logique est simple et protège la personne concernée : si l'on pouvait renommer une cellule sous laquelle un consentement actif existe, ce consentement pointerait soudainement vers autre chose que ce que la personne a accepté. Le verrou l'empêche. Tant qu'aucun consentement ne s'y rattache, le libellé reste modifiable.

Archiver et restaurer

Une cellule peut être archivée puis restaurée. L'archivage est de l'hygiène de catalogue : il retire une cellule des vues actives sans la détruire, par exemple lorsqu'une fin n'est plus poursuivie.

Archiver n'est pas retirer le consentement

Archiver une cellule ne touche à aucune décision de consentement. Un consentement accordé sous une cellule archivée demeure exactement ce qu'il était; le retrait du consentement reste par cellule, à l'initiative de la personne concernée ou de l'entreprise. L'archivage range le catalogue, il ne révoque rien.

La page de détail d'une cellule

Chaque cellule possède une page de détail qui rassemble ce qui dépend d'elle :

  • Les documents de consentement qui l'attachent : les divulgations versionnées qui groupent cette cellule parmi leurs éléments.
  • Vos propres clients qui l'ont acceptée ou refusée : le décompte est à la portée de l'entreprise, indexé sur l'identifiant client de l'organisation. La page ne montre jamais un identifiant décentralisé de citoyen; l'entreprise voit ses clients, pas l'identité protocolaire de la personne concernée.
  • L'état du verrou : la page indique si la cellule est verrouillée parce qu'un consentement la référence.

Décision automatisée (article 12.1)

Une cellule peut être marquée comme alimentant une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. Ce marquage sert la transparence exigée par l'article 12.1 de la Loi 25 : il permet à l'entreprise de savoir quelles cellules nourrissent une décision automatisée et d'en tenir compte au moment de rédiger la divulgation, qui doit alors le signaler à la personne concernée. Le marquage sur la cellule est un signal de gouvernance; le texte présenté à la personne vit dans le document de consentement.

Ensuite